Referências Cruzadas

Ao escrever um documento é comum incluirmos imagens, tabelas e outros elementos e por vezes há necessidade de fazer referência a estes.

Uma referência cruzada faz referência a um item que aparece noutra localização de um documento. Este processo pode ser feito de forma manual, no entanto, tendo em conta que podem existir alterações na identificação dos elementos (a Figura 1 passa a ter a identificação Figura 2, por exemplo), ao criarmos referências cruzadas no texto, estas são automaticamente actualizadas.

Para criar uma referência cruzada, posicionamos o cursor no local desejado e seleccionamos Inserir > Referência Cruzada:

Na janela que surge, seleccionamos o tipo de referência (Figura, Tabela, etc.), indicamos o elemento que pretendemos referenciar e definimos a informação a incluir no texto (apenas texto, texto e número, etc.):

Ao clicar em Inserir é criada automaticamente uma referência cruzada no texto ao elemento indicado:

Criar Índices Automáticos

Para criar um índice automático basta aplicar os estilos definidos para os diferentes níveis de cabeçalho no texto do documento:

Por exemplo, em Formação Microsoft Word e Excel e Autores, aplicámos o estilo Cabeçalho 1. No segundo nível (Microsoft Word e Microsoft Excel) aplicámos o estilo Cabeçalho 2:

O próximo passo é colocar o cursor do rato na folha onde pretendemos inserir o índice. Depois de seleccionar a tabela adequada em Referências > Índice, o índice surge automaticamente:

Quebras de Página e de Secção

As quebras de página são utilizadas para formatar melhor os documentos e ao chegar ao final de uma página o Word insere-as automaticamente, no entanto o utilizador também pode criar quebras de página manualmente. No caso das quebras de página manuais, o utilizador pode ainda configurar onde e como essas quebras são posicionadas.

As quebras de secção são utilizadas quando se pretende que o documento ou partes do documento contenha formatações diferentes. De uma forma simples, pode-se dizer que as secções são utilizadas para criar documentos dentro de documentos, sendo possível colocar algumas partes do documento com orientação horizontal e outras com orientação vertical, por exemplo.

Em cada secção podemos alterar:

·      Margens

·      Tamanho ou orientação do papel

·      Origem do papel para uma impressora

·      Limites de página

·      Alinhamento vertical do texto numa página

·      Cabeçalhos e Rodapés

·      Colunas

·      Numeração de páginas e linhas

As quebras de página e secção são inseridas no separador Esquema de Página, grupo Configurar Página, comando Quebras:

 

Tipos e uso de quebras:

Cabeçalhos diferentes num Documento

Normalmente definimos um cabeçalho único nos documentos, no entanto, se tiver um documento dividido em vários capítulos e pretender que o cabeçalho seja apresentado de acordo com o capítulo, é possível alterar o cabeçalho ao longo do documento.

Para criar diferentes cabeçalhos para um documento é necessário criar diferentes secções que delimitarão quais as páginas que terão um determinado cabeçalho.

Para inserir o cabeçalho inicial, clicar em Inserir > Cabeçalho e seleccionar um modelo:

Para criar uma nova secção, coloque o cursor no final do texto, clique no separador Esquema de Página > Quebras e seleccione Página Seguinte:

Para editar o cabeçalho na segunda página, desactive a opção Ligar ao Anterior e depois defina um novo cabeçalho.

NOTA: Neste tutorial foi considerado apenas cabeçalhos diferentes num documento mas o processo para rodapés diferentes é igual.

Inserir Legendas para Figuras e Tabelas

Para incluir uma legenda numa figura basta seleccioná-la, clicar com o botão direito do rato e escolher Inserir Legenda:

Surge uma janela que permite indicar o nome e a posição para a legenda:

 

Caso não exista a identificação desejada, é possível adicionar novas identificações personalizadas em Novo nome:

 

Depois de clicar em OK será́ apresentada a legenda com a identificação escolhida, sendo possível adicionar e formatar o texto:

Para incluir uma legenda numa tabela o processo é idêntico:

Depois de inserir as legendas, para adicionar um índice de figuras ou tabelas seleccionar Referências > Inserir Índice de Ilustrações:

Na janela de configuração que surge, indicamos qual o tipo de índice a incluir e o modelo de apresentação:

Depois de clicar em OK será́ apresentado automaticamente o índice de figuras:

Este índice pode ser actualizado em qualquer altura carregando com o botão direito do rato sobre o índice e seleccionando Actualizar campo. Depois basta indicar o que se pretende alterar, se todo o índice ou apenas os números de página:

Criar Notas de Rodapé

Uma nota de rodapé é uma nota que aparece no fundo do documento como referência a algo no texto e, normalmente, é utilizada quando pretendemos citar outros autores/publicações ou para detalhar outras informações ao longo do documento.

Para criar uma nota de rodapé, posicionamos o cursor do rato na palavra à qual pretendemos associar a nota de rodapé e depois vamos a Referências > Inserir Nota de Rodapé:

No fundo do documento surge de imediato a numeração associada:

Escrevemos o que pretendermos na nota de rodapé e verificamos que esta está associada à palavra onde inicialmente colocámos o cursor:

Why this?

Olá mundo, viva!

O domínio das ferramentas e de alguns dos recursos avançados do Word é uma mais valia para todos os que os utilizam frequentemente, seja em contexto académico ou profissional.

Aqui, neste espaço ao qual pretendo dedicar algum tempo regularmente, o meu objectivo é apresentar, explicar e dar exemplos de utilização de algumas funcionalidades úteis para a criação de relatórios, documentos técnicos, manuais e outro tipo de documentos com qualidade.